Written by Kazuna Tanaka

【Zoom】入室URLを設定する方法【セミナー・個別相談の事前設定】

ファイナンシャルプラニングコンサル

こんにちは、かづな先生です。

FP歴は、約18年ほど。
セミナーや個別相談をリアルで開催してきましたが、2020年7月よりオンライン化にしました。

リアルからオンラインに移行して、一番困ったのが「Zoomの入室URL設定」です。
Zoomの入室URLを設定する方法をルール化することで、セミナーや個別相談の当日でのトラブル回避にも繋がります。

今回は現在私が行っているZoomの入室URLを設定方法をご紹介します。
オンラインでセミナーや個別相談を開催していく方は、是非ご覧ください。

Zoomの入室URLを設定する方法

セミナーや個別相談の開催日時が決まったら、入室URLをあらかじめ設定する必要があります。

リアルでいうと、会場手配のようなものですね。
方法は下記のとおり。参考までに現時点でのZoomのスクショをご紹介します。

Zoomのホーム画面から「スケジュール」をクリック

まずは「ホーム」からです。
Zoomのホーム画面

「ミーテイングをスケジューリング」画面にて設定する

「スケジュール」をクリックすると、以下の画面が出るので、1つ1つ設定していきます。
「ミーテイングをスケジューリング」画面にて設定する

トピック

わかりやすい名前をつけましょう。

開始日時、持続時間

セミナーや個別相談の開始時間に合わせて設定です。

ミーティングID

セミナーや勉強会の場合は、都度「自動的に生成」がオススメ。定期的に行う場合は、毎回変わらない「個人ミーティグID」を選択。

セキュリティ

知らない人が入ってこないためにも、「パスコード」の設定はしておきます。待合室はチェックを入れます。「5分前から入室できます」などが実行でき、開始前の準備の時間を有効に使うことができます。

ビデオ

ホスト(自分)、参加者(お客様)共にオフ。入室後、オンにするかどうかはお客様の判断におまかせしている。初Zoomの方が、入室してすぐにカメラが作動すると、動揺してしまうことがあるため。

オーディオ

「コンピューターオーディオ」を設定。誤ってお客様が「電話」を選んでしまった場合、国際電話の通話料金がかかってしまうのを回避するため。

デフォルトだと「電話とコンピューター音声」となっています。私は「無料通話ソフトZOOMなのに莫大な通話料が!? この設定を確認!」を使って設定しました。

zoomの設定をググっていたときにヒットしたサイトです。海外とzoomで個別相談をすることもあるので、この記事を見て焦ったことがあります。

結果的には、今まで莫大な通話料がかかったというクレームはありませんが、そうなる前にこの設定をデフォルトする、オススメです。

カレンダー

ダブルブッキングを防ぐために、カレンダーと同期をします。私は「Googleカレンダー」を普段より使っているので、「Googleカレンダー」に✅をいれています。

「保存」をクリックすると、開催日時と入室リンクをGoogleカレンダーに自動的に書き込んでくれます。

詳細オプション

セミナーや勉強会のように「1対多」でない場合、ZOOM初心者や遅刻する方もいらっしゃいます。他の参加者に迷惑をかけないためにも、「エントリー時に参加者をミュート」にします。

※とはいえ、完全な必須ではありません。まずは私のマネをしてみて、使いづらいなら、デフォルト設定でも大丈夫です。

Zoomの入室URLをお客様に案内する

「保存」すると、以下のように予約されている会議の詳細が表示されます。
Zoomの入室URLをお客様に案内する

「招待をコピー」すると、入室URL、ID、パスワードなどがクリップボードにコピーされます。メールなどの本文にペーストして、お客様に案内します。

メールのひな型は、こちらをご参照ください。

後日、Zoomの入室URLを確認する方法

Zoomホーム画面上の「ミーティング」をクリックします。
Zoomホーム画面上の「ミーティング」

確認したいミーティング名をクリックして「招待のコピー」をします。同様に、メールなどの本文にペーストして、お客様にご案内します。
Zoomホーム画面上の「ミーティング」確認

以上です。これで気軽にzoomセミナーやオンライン個別相談ができるはずです。

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私は、こんな人です

かづな先生
当ブログの筆者。4年9カ月勤めた保険会社を退職後にFPに転身し、2005年に独立。「外出せずに学べるマネースクール」を運営し、社会保険労務士としての社会保険・年金の知識も取り入れて、夢を叶えるファイナンシャルプランニングのサポートに取り組んでいる。東京・渋谷の事務所からサイトやYouTubeを通じて「知らないと損するお金の知識」について発信している。
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