オンライン勉強会を開催する際のZoom会議の案内メールに迷っている人「Zoomなどテレビ会議システムを使って、勉強会を開催したいけど、案内メールはどうしよう。集客から勉強会当日、そして後日フォローまでの案内文を手動でやるのが面倒なので、なんか効率的に構築する方法はないかな？」
こういう疑問に答えます。
本記事の内容
- オンライン勉強会用Zoom会議の案内メールはテンプレ化できます
- オンライン勉強会の際に使えるテンプレ【Zoom会議の案内メール】
- 効率的に「Zoom会議室の案内メール」を作る際の思考法
この記事を書いている私は、2020年7月にオンライン転換。今はリアルとオンラインと併用してセミナーや勉強会をしています。
本記事の執筆者
案内メールは、メール配信システムを使用する人とそうではない人がいます。私は手動と自動と両方試した結果、メール配信システムを利用した自動にすることに決めました。
では、どうして自動にしたかというと、オンライン勉強会を開催するには、「集客 → 予約 → 当日 → 後日」と何ステップもありますので、個別でメール対応をしていると、勉強会の準備に支障をきたしてしまう可能性があるからです。
今回は、効率的にオンライン勉強会を開催するための”ZOOM会議の案内メール”を考えていきます。
オンライン勉強会用Zoom会議の案内メールはテンプレ化できます
誰もが知っている事実をご覧ください。 通常に配信されるメールと迷惑メール扱いされるメールがある。
あなたのoutlookやgmailなどのメールボックスを確認すると分かると思いますが、自動的に迷惑メールに振り分けられてしまうメールもあったりしますよね。
つまり、主催者側はzoom会議の案内メールをきちんと送ったつもりでも、、、必ずしもそうじゃない。
それでは、Zoom会議の案内メールを確実に届けるにはどうしたらよいか？大切な要因として“迷惑メールにならない”という点が挙げられらます。
迷惑メールにならないためには、勉強会の参加までに信頼を構築するのが大事。登録時に特典などを受け取ってもらったり、普段より有益な情報を届けることで、迷惑メールにならないように設定してもらうのです。
果たして、Zoom会議案内メールは通常に配信されるのか、迷惑メールになるのか、実際の勉強会での結果をお伝えしていきます。
最低限のZoom会議の案内メールを送る【2020年7月度】
「メルマガ配信システム＝迷惑メール」という思い込みがあったので、初回の勉強会ではメール配信システムは使わず、申込者には個別に以下のメールを送りました。
- 申込直後
- 1日前
- 1日後
開催が1日2回×2日で4回と重なっていたので、手動でメール管理をすると、1人で管理するには負担が重すぎ。
当日欠席の方へのフォローメールなどもできないなどの漏れがあったり、情報が十分に伝わらなかったという反省点が残りました。
メルマガ配信システム「エキスパ」を導入【2020年8月度】
エキスパとは、ステップメールの配信をはじめ、簡単なLP制作、セミナー開催、商品販売などができるWebビジネスに使えるオールインワンシステムです。
「メルマガ配信システム＝迷惑メール」というのは私の思い込みであり、実際導入した結果、申込の方から、1人もZoom会議の案内メールが届かなかった・・・という問い合わせはありませんでした。
さらに、今回から有料チケットも販売したのですが、クレカ払いや銀行振込のご案内もすべて自動でやりとりしてくれるため、決済で手間がかかることもありませんでした。
事前に設定しておくことで、以下のメールを自動的または予約配信してくれます。
- 申込直後
- ７日前
- ３日前
- １日前
- 約３０分前
というわけで、Zoom会議の案内メールに費やしていた時間を勉強会のレジュメ作成などに充当することができ、受講生の満足度もアップするという良い循環となりました。
オンライン勉強会の際に使えるテンプレ『Zoom会議の案内メール』
「エキスパ」を使った配信スケジュールは、以下のとおりです。
セミナー開催のページを作成すると、「連絡通知」が使えます。「エキスパ」からの自動配信メールとなりますが、無料で利用することができます。
また、「連絡通知」で一部をカスタマイズすることも可能です。具体的にカスタマイズしているメッセージ本文などは、下記に掲載です。
- 申込直後（事前学習／Zoomの使用方法）
- ７日前（デフォルト設定のまま使用）
- ３日前（当日に向けての音声／事前学習／Zoomの使用方法）
- １日前（前日のメッセージと、質問内容の確認）
- 約３０分前
申込直後（事前学習／Zoomの使用方法）
こんにちは、かづな先生です。 【かづな先生式】今から始める！増やすためのマネー勉強会にお申し込み頂き、ありがとうございます。 勉強会当日に向けての大切なご案内です。 １：当日の流れ ２：事前学習コンテンツ ３：初めてZoomをお使いになる方へ ■１：当日の流れ ・勉強会はZoomにて、開催します ・お時間の５分前より、ご入場できます ・会話やチャットが利用できます ※専用の入室リンクは、下記になります。 大切に「メモ帳などに保管」をお願いします。 ここにZoomの入室リンク ミーティングID：◯◯◯ ◯◯◯◯ ◯◯◯◯ パスワード：◯◯◯◯◯◯◯◯ ■２：事前学習コンテンツ 見ておくと、いい記事などを掲載しておきます。 □２−１：【１１のチェックリスト】お金を増やすのに最低限やっておくべき設定 ここにリンク □２−２：【コロナ時代】ライフプランの必要性とは【結論：人生設計でお金が増える】 ここにリンク □２−３：６０分のお金の増やし方セミナー（YouTubeに移動します） ここにリンク ※こちらをチェックしておくと、更に最高です。 何かご不明な点やご質問などがございましたら、お気軽にご連絡ください。 info@fp-kazuna.com ■３：初めてZoomをお使いになる方へ ダウンロードをお願いします（無料です） □３−１：パソコンの場合 Zoom公式のダウンロードセンターより、どうぞ。 https://zoom.us/download □３−２：スマホ・タブレットの場合 アプリ検索で「Zoom」と検索で、どうぞ。 それでは、どうぞ、よろしくお願いいたします。
７日前（デフォルト設定のまま使用）
デフォルトのまま使用です。Zoomの入室リンクや開催日時などが自動で表示されます。
３日前（当日に向けての音声／事前学習／Zoomの使用方法）
Zoomの入室リンクや開催日時などが自動で表示されるので、補足事項をカスタマイズで入れます。
こんにちは、かづな先生です。 【かづな先生式】今から始める！増やすためのマネー勉強会の開催まで、あと３日です。 事前学習には、簡単でオッケイなのでチェックしておいてくださいね。 今日は、開催前に私からのメッセージをお届けしたいと思います。 ラジオ感覚でいいので、サラッとご視聴くださいませ。 ♪音声：当日に向けて ここにリンク ■１：事前学習コンテンツ 見ておくと、いい記事などを掲載しておきます。 □２−１：【１１のチェックリスト】お金を増やすのに最低限やっておくべき設定 ここにリンク □２−２：【コロナ時代】ライフプランの必要性とは【結論：人生設計でお金が増える】 ここにリンク □２−３：６０分のお金の増やし方セミナー（YouTubeに移動します） ここにリンク ※こちらをチェックしておくと、更に最高です。 何かご不明な点やご質問などがございましたら、お気軽にご連絡ください。 info@fp-kazuna.com ■２：初めてZoomをお使いになる方へ ダウンロードをお願いします（無料です） □２−１：パソコンの場合 Zoom公式のダウンロードセンターより、どうぞ。 https://zoom.us/download □２−２：スマホ・タブレットの場合 アプリ検索で「Zoom」と検索で、どうぞ。 それでは、どうぞ、よろしくお願いいたします。
約30分前
デフォルトのまま使用です。Zoomの入室リンクや開催日時などが自動で表示されます。
以上が「連絡通知」を利用した案内文のテンプレ化です。
開催後、参加者のみに送るメールは手動にしています。なぜなら、「連絡通知」にすると、当日不参加の方にも以下のメールが届いてしまうからです。
エキスパから当日参加者のリストをダウンロードすれば、手動であっても作業負担は減ります。メッセージ本文などは、下記に掲載です。
1日後（特典の確認と商品＆サービスのお問い合わせ）
件名：【かづな先生式】今から始める！増やすためのマネー勉強会にお申し込み頂き、ありがとうございます。 かづな先生こと田中香津奈です。 先日は今から始める！お金を増やすマネー勉強会に ご参加いただきありがとうございました。 ■参加特典の確認 特典「金融知識クイズプレゼント」をまだ受け取っていらっしゃらない場合は、こちらよりどうぞ。 → ここにリンク ■商品＆コンテンツのお問い合わせ 私の商品やコンテンツに関してのご相談は、お問い合わせからお願いします。 → ここにリンク この度は、ご参加ありがとうございました。 ╋━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃ かづな先生こと ┃ 田中 香津奈（タナカ カヅナ） ┃ ┃ 【HP】 ┃ ここにリンク ┃ 【ブログ】 ┃ ここにリンク ┃ 【Twitter】 ┃ ここにリンク ┃ 【Facebook】 ┃ ここにリンク ┃ 【Instagram】 ┃ ここにリンク ╋━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ひとまず、現状はこんな感じのzoom会議案内メールを送っています。
メール配信システムを使わない場合も、使える文面だと思いますので、よかったらご活用ください。
やり方などを変えた場合は、ブログでお知らせします?
効率的に「Zoom会議室の案内メール」を作る際の思考法
最後に、Zoom会議の案内メールを作る際に大切な考え方をお話します。
結論：Zoom会議の案内メールには手間をかけない
ちょっとここで例え話をします。
洗濯をする際に、衣服が傷みやすいからという理由で、毎日手洗いしていたらどうでしょう？
1人分であれば目的は達成できると思いますが、5人以上になってくると、効率が悪くなります。
1日洗濯だけしていればよいのであれば大丈夫ですが、掃除も食事の用意もしなくてはならないといった中で、1つのことに時間をとられてしまっては他のことに支障をきたしてしまいます。
洗濯が手洗いから洗濯機が主流になったのと同様、ZOOM会議の案内メールも手動ではなく、テンプレを使ったり、メルマガ配信システムを活用して自動にしていく。
最初の設定は手間がかかると思いますが、自動でzoom会議の案内メールを送ることをオススメします。
私が手動と自動と2パターンをテストした体験を含めた「zoom会議の案内メール」についてでした。
